Le lundi 20 Octobre 2025, la réunion ordinaire du Secrétariat Général de l’Autorité de Régulation de la Commande Publique (ARCOP) s’est tenue au siège de l’institution, sous la présidence de Monsieur OUATTARA Oumar, Secrétaire Général.

En ouverture de séance, le Chef de la Division Qualité et Contrôle Interne a présenté le projet d’ordre du jour. Aucun amendement n’ayant été proposé, l’ordre du jour a été adopté dans sa version initiale, permettant ainsi le déroulement de la réunion selon les points inscrits.

1.     INFORMATIONS GÉNÉRALES 

Le Chef de la Division des Affaires Financières et du Patrimoine a informé l’auditoire de la clôture des comptes dans les EPN et structures assimilées au titre de l’exercice 2025 au plus tard le 12 décembre 2025. À cet effet, il a précisé que l’ensemble des pièces justificatives relatives aux factures devra être transmis à sa division au plus tard le 03 novembre 2025. À ce propos, Monsieur le Secrétaire Général a invité les Directeurs de Départements et Chefs de Divisions à dresser un point sur les prestations ou factures en souffrance, en vue d’un traitement dans les délais impartis, et à anticiper la planification d’activités telles que le team building.

Monsieur le Secrétaire Général, dans une seconde intervention, a rappelé la tenue de l’audit de surveillance ISO 9001 :2015, prévu du 30 au 31 octobre 2025 à l’ARCOP, précisant que la communication relative à la préparation de cet audit sera abordée au cours de la réunion.

Il a également porté à la connaissance des Directeurs de Départements et Chefs de Divisions, la programmation de prochaines séances de travail avec le cabinet EY, dans le cadre de l’élaboration du plan stratégique. A cet effet, il leur a été demandé de prévoir des disponibilités au cours des deux à trois prochaines semaines pour la proposition et la validation des axes stratégiques. Un séminaire est par ailleurs prévu en novembre pour travailler sur le plan d’actions.

Enfin, Monsieur le Secrétaire Général a annoncé que la revue finale se tiendra du 18 au 20 décembre 2025, idéalement à Yamoussoukro. La première journée sera consacrée à la restitution au Conseil de Régulation, et la seconde à des activités de team building.

2.     PRÉPARATION DE L’AUDIT DE SURVEILLANCE ISO 9001 : 2015

Ce second point de l’ordre du jour, relatif à la préparation de l’audit de surveillance (un an après l’audit de renouvellement ISO 9001 :2015), a été présenté par le Chef de la Division Qualité et Contrôle Interne.

Son intervention a porté sur les principaux éléments qui feront l’objet de l’audit ainsi que sur les dispositions à observer durant son déroulement.

À la suite de sa présentation, plusieurs préoccupations ont été soulevées, notamment sur :

·        la réalisation des audits internes ;

·        la préparation des nouveaux Chefs de Divisions ;

·        la disponibilité du plan d’audit de l’organisme de certification ;

·        la codification de certains documents du PM1 ;

·        les fiches de postes de la DINA et de la DITN ;

·        la mise à jour des manuels de procédures ;

·        et la correction des observations formulées lors de l’audit précédent.

Des réponses ont été apportées aux différentes questions :

·        les audits internes ont été réalisés, à l’exception du PS5, récemment créé ;

·        les rapports d’audit sont communiqués et disponibles sur l’intranet ;

·        le plan d’audit SGS n’a pas encore été transmis à l’ARCOP ;

·        les procédures sont disponibles sur l’intranet, à l’exception de celles du PS5.

Monsieur le abordé au titre des divers.

L’ordre du jour ayant été épuisé, la séance a été levée à 10h 04 minutes.